Les salariés français sont de plus en plus concernés par les déplacements professionnels. Les entreprises n’hésitent pas à envoyer leurs employés sur différents lieux afin de participer à des formations, récupérer des marchandises ou effectuer diverses tâches. Et tous les employés ne disposent pas forcément d’un véhicule de fonction. Ils doivent donc utiliser leur véhicule personnel pour faire ces trajets.

Prise en charge des déplacements

Dans le cas où le salarié dispose d’un véhicule de société, les frais de maintenance du véhicule sont prises en charge par l’employeur. En plus de cela, le salarié doit justifier des éventuels frais de carburant et de péage rencontrés pendant ses déplacements.
Dans le cas où le salarié ne dispose pas d’un véhicule de fonction, il doit utiliser son propre véhicule. Par la suite, il pourra demander le remboursement frais kilométrique par le biais d’une note de frais. En effet, grâce à un barème préconçu, l’entreprise indemnise le salarié pour ses frais de déplacement. Le barème prend en compte les kilomètres parcourus pour calculer le carburant utilisé et l’usure du véhicule. Le calcul est automatique et est le même pour tous les salariés d’une même entreprise.

Modalités de remboursement

Il existe plusieurs manières de procéder à une indemnisation pour les frais professionnels. Pour éviter aux salariés d’avancer des frais liés à leurs déplacements professionnels, les entreprises peuvent utiliser des cartes bancaires d’entreprise. Ces cartes corporate sont liées au compte bancaire de la société, ainsi le salarié n’est pas impacté financièrement. Toutefois, le salarié doit bien entendu justifier des différentes dépenses qu’il effectuera avec cette carte bancaire.

Dans la majorité des cas, les employés avancent les frais puis demandent le remboursement de ceux-ci. Pour cela, ils utilisent le système de la note de frais. La manière la plus efficace de remplir une note de frais est par format excel. En effet, avec un tableur, vous pouvez noter diverses informations concernant chacune des dépenses réalisées. Que ce soit hebdomadaire, mensuelle, ou trimestrielle, la note de frais est soumise à des règles précises. Les dépenses indiquées doivent avoir un lien avec l’activité professionnelle du salarié. Il est obligatoire également de mentionner différentes informations : dates, montants et raisons des dépenses. D’autres informations peuvent être demandées par l’employeur pour préciser les dépenses.

Enfin, une fois les notes de frais réalisées, l’employeur doit procéder au remboursement. Le moyen de remboursement utilisé peut varier, ainsi que la fréquence des notes de frais. Cette organisation doit être la même pour tous les salariés de l’entreprise et être indiquée clairement.

Sophie

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